Cost per hire berekening: formule en praktische voorbeelden
Photo by Hanna Morris on Unsplash
Hoe bereken je cost per hire? Welke kosten tellen mee, hoe werkt de formule en wanneer is deze metriek misleidend? Met rekenvoorbeelden voor intern en bureau.
In dit artikel
- Wat is cost per hire en waarom is het belangrijk?
- Welke kosten horen in de cost per hire berekening thuis?
- Wat is de stap-voor-stap formule voor cost per hire en hoe pas ik die toe?
- Wat zijn typische kostenniveaus en hoe interpreteer ik mijn resultaat?
- Hoe bereken ik cost per hire voor intern recruitment en voor een bureau?
- Wanneer is cost per hire het juiste meetpunt en wanneer niet?
- Welke verborgen kosten vergeet je vaak in je cost per hire?
Je cost per hire berekening wordt bepaald door twee variabelen: de totale recruitmentkosten in een periode en het aantal vervulde vacatures in diezelfde periode. De formule is totale kosten gedeeld door aantal plaatsingen, en het resultaat hangt vooral af van hoe volledig je de kostenkant vult. Cost per hire is het gemiddelde bedrag dat een organisatie kwijt is om één vacature succesvol te vervullen, inclusief interne uren, tooling, advertenties en eventuele bureaufees. Het getal laat zien wat werven werkelijk kost, maakt kanalen vergelijkbaar en geeft je een onderbouwing voor het recruitmentbudget. In dit artikel lees je welke kosten erbij horen, hoe je de formule stap voor stap toepast, hoe je het resultaat interpreteert en wanneer cost per hire juist een misleidende maatstaf is.
Wat is cost per hire en waarom is het belangrijk?
Cost per hire is de totale kostenpost van werving gedeeld door het aantal gerealiseerde plaatsingen, uitgedrukt in een bedrag per aangenomen medewerker. Het is daarmee de belangrijkste eenheidsprijs van je recruitmentfunctie.
Wie de eigen werving niet in een eenheidsprijs uitdrukt, kan lastig verantwoorden waarom een budget omhoog moet of waarom een kanaal wordt afgebouwd. Met cost per hire leg je het gesprek met finance of directie bij feiten: wat leverde een kanaal op, en wat kostte het per plaatsing? De metriek helpt daarnaast om een stijgende kostenlijn vroeg te zien, nog voordat die in de jaarrekening opvalt.
Cost per hire wordt vaak verward met twee verwante metrics. Time to fill meet hoeveel dagen een vacature openstaat, dus doorlooptijd en geen kosten. Cost per applicant deelt de kosten door het aantal sollicitanten en zegt niets over het eindresultaat, omdat veel goedkope sollicitanten nog geen enkele plaatsing opleveren. Cost per hire kijkt als enige naar de uitkomst waar het uiteindelijk om gaat: een bezette functie.
Het getal is bruikbaar zolang je het consequent berekent. Een vergelijking tussen twee jaren of twee kanalen klopt alleen als beide met dezelfde kostenposten zijn opgebouwd.
Welke kosten horen in de cost per hire berekening thuis?
In de berekening horen alle kosten die je maakt om een vacature te vervullen: directe uitgaven aan werving, de tijd van mensen die aan werving werken en een redelijk deel van de overhead. Hoe meer je daarvan meeneemt, hoe eerlijker het eindgetal.
Een veelgemaakte fout is alleen de zichtbare facturen op te tellen, zoals advertenties en bureaufees. Daarmee onderschat je de werkelijke kosten, vooral als recruitment grotendeels door eigen mensen wordt gedaan. Interne uren van HR en lijnmanagers zijn echte kosten, ook al staan ze niet als aparte factuur in de administratie.
Splits de kosten in drie groepen. Directe kosten zijn uitgaven die je rechtstreeks aan een vacature kunt toewijzen. Indirecte kosten zijn gedeelde kosten die je naar rato verdeelt. Verborgen kosten zijn posten die bijna nooit in een budget staan, maar wel tijd en geld kosten. De tabel hieronder zet de drie naast elkaar met de vraag of je ze meeneemt.
Of je ook onboarding en interne verhuizingen meetelt, is een keuze die je eenmalig vastlegt. Doorgroeiers die intern een andere functie krijgen, brengen meestal minder wervingskosten met zich mee dan externe aanname. Wil je zuivere vergelijkingen, bereken dan externe en interne invulling apart.
Directe, indirecte en verborgen kosten in de cost per hire berekening
Wat is de stap-voor-stap formule voor cost per hire en hoe pas ik die toe?
De formule is cost per hire = totale wervingskosten in een periode ÷ aantal vervulde vacatures in diezelfde periode. De twee variabelen zijn dus de totale kosten en het aantal vullingen, en beide moeten over exact dezelfde periode gaan.
Voor de kostenkant geldt: totale kosten = directe kosten + indirecte kosten + verborgen kosten. Voor het aantal vullingen tel je alleen vacatures die daadwerkelijk zijn bezet, dus mensen die een getekend contract hebben en zijn gestart. Lopende trajecten en afgebroken procedures tellen niet mee in de noemer, hun kosten wel in de teller.
Het werkt het gemakkelijkst met een eenvoudig spreadsheet. Maak één tabblad met een rij per kostenpost en kolommen voor het type kosten, het jaarbedrag en een toelichting over de toewijzingsmethode. Een tweede tabblad bevat een regel per plaatsing met de functie, het kanaal en de startdatum. Onderaan het eerste tabblad staat de som van alle kosten, en daaronder deelt een cel die som door het aantal regels op het tweede tabblad.
- Kies de periode, bijvoorbeeld een kalenderjaar, en houd die voor elke berekening gelijk.
- Lijst alle directe kosten op: advertenties, tooling, bureaufees en reiskosten.
- Reken de interne uren om naar geld: uren van recruiters en lijnmanagers vermenigvuldigd met het interne uurtarief.
- Voeg het aandeel overhead toe dat je redelijkerwijs aan recruitment kunt toewijzen.
- Tel de totale kosten bij elkaar op en deel dat bedrag door het aantal bezette vacatures in de periode.
Rekenvoorbeeld voor een klein bedrijf
Stel dat een bedrijf in een jaar 60.000 euro aan totale wervingskosten heeft en 12 vacatures vervult. Dat is 5.000 euro per plaatsing.
Stel dat hetzelfde bedrijf door beter bijhouden van interne uren ontdekt dat er nog 6.000 euro aan kosten ontbrak, waardoor het totaal 66.000 euro wordt bij 12 plaatsingen. Dat is 5.500 euro per plaatsing, en dit rekenvoorbeeld laat zien dat het kostenbegrip het resultaat meer beweegt dan de plaatsingen.
Wat zijn typische kostenniveaus en hoe interpreteer ik mijn resultaat?
Je cost per hire zegt pas iets als je het vergelijkt met je eigen verleden, je eigen kanalen of bronnen die de berekening op dezelfde manier opbouwen. Een absoluut getal zonder context vertelt nauwelijks of je werving efficiënt is.
Een algemene richtwaarde voor alle Nederlandse bedrijven noemen we hier bewust niet. We hebben geen bron die daarvoor een betrouwbaar bedrag geeft, en cijfers van andere organisaties zijn alleen te vergelijken als ze dezelfde kosten meetellen. Vergelijk daarom vooral jezelf: dit kwartaal met vorig kwartaal, kanaal A met kanaal B, en functiegroep met functiegroep.
Vier variabelen bepalen vooral hoe hoog je uitkomst uitvalt. Het eerste is het type functie: schaarse vakmensen kosten meer wervingsinspanning dan functies met veel aanbod. Het tweede is het kanaal, want betaalde kanalen en bureaus werken met andere kostenstructuren dan eigen netwerk of eigen website. Het derde is de krapte op de arbeidsmarkt, die vacatures langer laat openstaan en dus meer uren kost. Het vierde is het aantal plaatsingen: bij een vaste kostenbasis daalt de kosten per plaatsing als je er meer realiseert.
Wanneer je cost per hire stijgt, zoek dan eerst uit welke variabele is bewogen. Zijn de totale kosten gestegen, of is het aantal plaatsingen gedaald? Een stijging door krapte vraagt een ander antwoord dan een stijging door een inefficiënt kanaal. Splits je cijfers daarom per roltype, zodat een technische functie en een administratieve functie elkaar niet vertekenen.
Hoe bereken ik cost per hire voor intern recruitment en voor een bureau?
Bij intern recruitment tel je alle interne uren, tooling en overhead mee. Bij een bureau tel je de bureaufee en daarnaast de interne tijd die je nog zelf kwijt bent aan afstemming, interviews en onboarding. In beide gevallen deel je de totale kosten door het aantal plaatsingen.
Het gaat mis als je bij een bureau alleen de factuur meerekent. Het bureau neemt het zoeken en voorselecteren over, maar je lijnmanagers voeren nog steeds gesprekken en HR regelt nog steeds het contract en de start. Wie dat negeert, laat het bureau goedkoper lijken dan het is, en wie bij intern recruitment de eigen uren vergeet, doet precies het omgekeerde.
De tabel hieronder werkt hetzelfde fictieve bedrijf in beide scenario's uit, zodat de opbouw zichtbaar is. De bedragen zijn aannames die we hier bewust niet in de tabel zetten: je vult ze in met je eigen cijfers. In het voorbeeld daaronder rekenen we met getallen.
Opbouw van de berekening voor hetzelfde bedrijf
Rekenvoorbeeld: intern en bureau naast elkaar
Stel dat een bedrijf intern werft met 36.000 euro aan loonkosten voor het recruiteraandeel, 8.000 euro aan tooling en advertenties en 16.000 euro aan tijd van lijnmanagers en HR. Dat is 60.000 euro in totaal en bij 12 plaatsingen 5.000 euro per plaatsing.
Stel dat hetzelfde bedrijf via een bureau werkt met 12 bureaufees van elk 4.000 euro, plus 12.000 euro aan interne tijd voor afstemming en onboarding. Dat betekent 60.000 euro in totaal, en bij 12 plaatsingen komt dit rekenvoorbeeld uit op 5.000 euro per plaatsing.
Het gelijke eindgetal is toeval van dit voorbeeldscenario, het gaat om de opbouw. Dat je bij een bureau aan de ene kant minder interne uren hebt en aan de andere kant een fee betaalt, maakt je vergelijking pas zinvol wanneer beide kanten volledig zijn ingevuld.
Break-evenvraag: vanaf wanneer loont een bureau of een eigen recruiter?
De break-evenvraag is welk aantal plaatsingen per jaar de vaste kosten van een eigen recruiter rechtvaardigt ten opzichte van een fee per plaatsing. Het antwoord volgt uit de formule: vaste interne kosten ÷ (fee per plaatsing − variabele interne kosten per plaatsing).
Stel dat de vaste interne kosten in een rekenvoorbeeld 40.000 euro per jaar zijn, de bureaufee 4.000 euro per plaatsing is en de interne variabele kosten 1.000 euro per plaatsing zijn. Dat is een break-even bij 40.000 gedeeld door 3.000, dus ruim 13 plaatsingen per jaar. Bij minder plaatsingen blijft een fee per plaatsing goedkoper, bij meer wordt de eigen recruiter voordeliger.
Wanneer is cost per hire het juiste meetpunt en wanneer niet?
Cost per hire is geschikt bij een regelmatige, vergelijkbare werving waarin je kanalen en jaren wilt vergelijken. Het is misleidend bij noodplaatsingen, bij executive search met een lange cyclus, bij bulkwerving met zeer lage kosten per persoon en bij organisaties die zelden aannemen.
Bij een noodplaatsing wordt snelheid duurder gekocht en schiet het getal omhoog, zonder dat je werving structureel slechter is. Bij executive search loopt een traject maandenlang en zijn er weinig plaatsingen, waardoor één wijziging in de noemer het resultaat sterk laat schommelen. Bij bulkwerving zijn de kosten per persoon zo laag dat verschillen tussen kanalen in de ruis verdwijnen, en bij kleine organisaties met een of twee plaatsingen per jaar zegt een gemiddelde nauwelijks iets.
Combineer cost per hire daarom met time to fill en met een kwaliteitsmaat, zoals het functioneren na het eerste jaar of het aantal medewerkers dat binnen het proefjaar vertrekt.
Welke verborgen kosten vergeet je vaak in je cost per hire?
De vijf posten hieronder worden het vaakst vergeten omdat ze zelden als aparte regel in een administratie staan. Samen kunnen ze een grote invloed hebben op je cost per hire, vooral bij intern recruitment waar veel werk uit eigen uren bestaat.
Loop de lijst na bij elke berekening en noteer per post hoe je de uren registreert. Een vaste werkwijze, bijvoorbeeld een korte urenregistratie per vacature voor lijnmanagers, voorkomt dat je achteraf moet schatten.
- Interviewvoorbereiding en gesprekstijd van lijnmanagers, inclusief het geven van feedback.
- Screening en opvolging door HR na ontvangst van een kandidaat, los van externe tools.
- Mislukte trajecten: vacatures waarvoor je kosten maakte maar die niet tot een plaatsing leidden.
- Software en abonnementen, zoals vacaturesites, een ATS, assessmenttools en een recruiterlicentie, ook als je ze maar gedeeltelijk voor werving gebruikt.
Hoe wij hiermee omgaan
Wij beginnen een kostenanalyse altijd met de verborgen posten, omdat daar het grootste verschil zit tussen het getal op papier en de werkelijke kosten. Wij raden af om een bureau puur op de fee te beoordelen, want dan vergelijk je een volledige kostenopbouw met een halve.
Belangrijkste punten
- Cost per hire is de totale wervingskosten gedeeld door het aantal vervulde vacatures in dezelfde periode.
- De twee variabelen die het resultaat bepalen zijn de volledigheid van je kostenopbouw en het aantal plaatsingen.
- Neem naast directe kosten ook interne uren, overhead en verborgen kosten mee, anders onderschat je het getal.
- Bij een bureau tel je de fee plus de interne tijd die je zelf nog kwijt bent, niet alleen de factuur.
- Bij noodplaatsingen, executive search, bulkwerving en kleine volumes is cost per hire alleen betrouwbaar naast time to fill en een kwaliteitsmaat.
Samenvatting
Cost per hire is de totale wervingskosten gedeeld door het aantal plaatsingen in dezelfde periode. Het getal wordt betrouwbaar als je directe, indirecte en verborgen kosten volledig meeneemt en intern recruitment en bureaus op dezelfde manier opbouwt. Gebruik het naast time to fill en een kwaliteitsmaat, en let op bij noodplaatsingen, executive search, bulkwerving en kleine volumes.
Gerelateerd
Welke kosten moet ik precies meenemen in cost per hire?
Hoe bereken ik cost per hire als ik in sommige maanden helemaal geen vullingen heb?
Is cost per hire een betrouwbare KPI?
Hoe vergelijk ik mijn cost per hire met anderen in mijn sector?
Maakt het uit voor welk salarisniveau ik cost per hire bereken?
Hoe verschilt cost per hire als ik via een recruitmentbureau werk in plaats van zelf werven?
Verder lezen
Recruitment bureau kosten vergelijken: fee-modellenExecutive Search Bureau Nederland: Proces & GidsRecruitment bureau kosten: modellen en prijzen uitgelegd